Por María José Núñez Chacón
mjnunez@inversioninmobiliariacr.com

Foto: cortesia de 3g Offices

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Las proyecciones de gran cantidad de expertos sostienen que habrá muchos cambios en las oficinas, producto del COVID-19, sin embargo, es muy probable que se de un regreso a las instalaciones corporativas por parte de una buena porción de los trabajadores, quienes requerirán sentirse seguros y protegidos en el ambiente laboral.

Esto definitivamente estará marcado por una mayor presencia de tecnología contactless en los edificios, con la incorporación de sensores inteligentes, realidad virtual y aumentada; ya no por un tema de sofisticación de la infraestructura, sino de necesidad generada por la pandemia.

En el pasado la tecnología sin contacto en muchos de los espacios de trabajo se enfocaba básicamente a las puertas automáticas que eran operadas a través de sensores, el uso de dispensadores de jabón manos libres e iluminación inteligente.

Hoy el nuevo normal obliga a los administradores de los edificios de oficinas y a los gerentes de las empresas a configurar los espacios de trabajo, llevando la mayor cantidad de mejoras que garanticen la seguridad de su gente.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title=""]De acuerdo con Akshay Thakur, Jefe de Consultoría Tecnológica en JLL EMEA, como parte del replanteamiento de la oficina post COVID-19, una mayor incorporación de la tecnología permitirá al personal evitar el contacto con superficies de uso frecuente, como botones de ascensores, interruptores de luz, grifos y pantallas de reserva de salas de reuniones.[/quote]

"Reemplazar los puntos de contacto comunes con opciones contactless elimina las áreas donde el virus puede permanecer, protegiendo al personal y operativamente, reduciendo el número de superficies que se deben limpiar regularmente", señaló Thakur.

Por su parte, Priscilla Araya, especialista en Global Business Services de Deloitte Costa Rica, necesariamente las compañías tendrán que hacer una mayor inversión en tecnología para minimizar ese contacto al ingreso, estancia y salida de las oficinas.

Si bien los empleadores, propietarios y gerentes de las instalaciones ya han venido implementando una serie de soluciones, el enfoque ahora será crear un lugar verdaderamente seguro.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="analizó la experta"]Algunos edificios inteligentes ya son capaces de integrar tecnologías que otorgan este nivel de protección, pero se puede intensificar con opciones que permitan detectar fiebre u otros síntomas clave y ayudar a las oficinas a crear diferentes zonas de trabajo, en caso de contaminación.[/quote]

En este sentido, las cámaras térmicas serán un factor esencial para identificar a las personas que lleguen con alguna sintomatología, las cuales probablemente experimentarán un incremento en las ventas en los próximos meses.

A la vez, se convertirá en una opción incorporar cámaras de reconocimiento fácil, como una opción sin contacto, que les permitirá llevar un registro de sus ingresos a las distintas zonas de las oficinas y hacer ingresos, sin necesidad de tarjetas o manipulación de puertas.

Aquí la inteligencia artificial tomará un rol protagónico, pues tanto propietarios como administradores de las oficinas requerirán tener acceso de los datos sobre sus instalaciones en tiempo real, al igual que los visitantes y empleados. Esto se logrará mediante aplicaciones móviles o paneles de control a la vista del público, que muestren, por ejemplo, la calidad del aire y las zonas limpias dentro de la oficina.

Las aplicaciones móviles podrán funcionar como un control remoto personal para cada empleado, permitiéndole navegar en su jornada laboral, reservar una sala de reuniones, ordenar y pagar el almuerzo.

Será necesario incorporar o mejorar la eficiencia de los sistemas de ventilación, que en muchos casos significa la regeneración del parque de oficinas, pues los clientes pedirán que se garantice la optimización del aire por metro cuadrado.

Además, tomará un fuerte protagonismo la habilitación de comandos por voz, por ejemplo, cuando se requiera encender o apagar proyectores, luces y aires acondicionados.

Priscilla Araya de Deloitte acotó que lo referente a la higiene en las oficinas tomará una ruta crítica y será amplia la inversión en sistemas de baños inteligentes, sensores de contacto en puertas y alertas del nivel de llenado de los dispensadores de jabón y desinfectantes de manos, para que el personal de mantenimiento lo reemplace de inmediato.

Adicionalmente requeriremos de tecnología que permita la integración en tiempo real de dos mundos: el físico y el virtual, es decir, tanto en la oficina como en el hogar.

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Un diseño adaptado al new normal

El tema de seguridad sanitaria también determinará los cambios o nuevas incorporaciones de factores de diseño en las oficinas, según detalló Francisco Vásquez Francisco Vázquez Medem, Fundador y Presidente de 3G Smart Group.

Desde su perspectiva, los modelos de oficina de baja altura, en los que se usen más las escaleras y que estén conectadas con el exterior triunfarán a futuro y le llevarán la ventaja a las torres de oficinas.

“Todo esto no es nuevo, llevamos haciéndolo desde hace más de 10 años y hay muchas organizaciones que lo han venido incorporando, pero con la pandemia se hizo un paréntesis, acelerando el proceso. Ahora tenemos la oportunidad de hacer un mundo más flexible, más productivo, con espacios llenos de tecnología, pero enfocada en las personas”, agregó Vásquez.

El diseño estará marcado por iluminación automática, que sepa evaluar la cantidad de personas que hay en un espacio y la entrada de luz natural para encender o apagar, al igual que los sistemas de aire acondicionados.

Mauricio Gómez, gerente de Servicios Corporativos de Intel para Costa Rica y Sudamérica fue enfático en que el reto para las compañías es enorme, porque se debe alcanzar un balance entre las prácticas de distanciamiento, el teletrabajo y el ecosistema en las oficinas.

“Al volver al new normal será necesario identificar el ecosistema que esperan los colaboradores para ofrecerles la mejor experiencia, con las condiciones idóneas. Tomando en cuenta que habrá una tendencia a diversificar horarios presenciales rotativos, que no todos los colaboradores estén al mismo tiempo, pero que tengan todas las facilidades para satisfacer sus necesidades y las del negocio”, comentó Gómez.

Más allá del contactless: un plan de acción

Los administradores o propietarios de oficinas no sólo tendrán que pensar en la tecnología para brindar seguridad a los trabajadores, sino que necesitarán establecer planes de acción estratégicos que incorporen todas las aristas necesarias que cumplan con condiciones biosanitarias y que brinden confianza.

Fernando Carazo, gerente general Zona Franca La Lima detalló que las acciones inmediatas pasan por disminuir la densidad de las personas dentro de los edificios, ya sea aumentando el metraje interno o disminuyendo la cantidad de ocupantes del inmueble.

La inclusión de materiales divisorios entre las estaciones de trabajo será una medida idónea, además de disponerlas con una distancia mínima de 1,8 metros entre cada una. Esas medidas también deberán marcarse en todos los espacios de trabajo, como ascensores, cubículos, recepción y salas de reunión.

Otro punto clave es garantizar la calidad del aire, no sólo con sistemas innovadores inteligentes, sino brindando mantenimiento constante a los aires acondicionados, diseños con ventilación natural, espacios abiertos y la incursión en nuevas tecnologías que eliminan los gérmenes por medio de luz ultravioleta.

“En Garnier & Garnier, desarrollador inmobiliario de Zona Franca la Lima, tenemos como política brindar acompañamiento y asesoría durante todo el proceso de negocio a nuestros clientes, y a raíz de la pandemia, hemos comenzado a valorar la manera de incorporar más de aire natural en nuestros nuevos edificios, para evitar una utilización permanente de aires acondicionados”, detalló Carazo.

Dado que esta nueva normalidad demanda espacios de menor interacción y protocolos más estrictos, dentro de la planificación de mejoras para una permanencia segura dentro de La Lima, han analizado la definición de subgrupos, para el uso de instalaciones por franjas horarias en áreas comunes como los comedores.

También están trabajando en protocolos de seguridad para la utilización de espacios de amenidades, entre ellos, canchas, pista de atletismo y yoga deck. Y cada una de las empresas instaladas en el parque, aplica de forma individual su propio protocolo, y como administradores velan por la aplicación de medidas en áreas comunes.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="dijo el gerente general de La Lima"]Hemos tenido que resolver las situaciones de forma casi inmediata y esto refuerza la idea de que los desarrollos inmobiliarios deben desempeñarse cada vez mejor, ser más flexibles, sostenibles e inteligentes. La innovación y la sostenibilidad son piezas clave para el desarrollo de negocios en tiempos complejos y nosotros trabajamos comprometidos con la eficiencia ambiental y con la sostenibilidad social.[/quote]

Uno de los factores que debe valorarse es la inversión en bioseguridad

Entrevista con Pablo Rojas, LATAM Real Estate Director de Concentrix

Por María José Núñez Chacón, mjnunez@inversioninmobiliariacr.com

Las empresas han tenido que aprender a golpe de tambor con esta pandemia, y los facility management pusieron en marcha planes de emergencia, de contención y de acción frente al cambio operativo.

Si bien se presentó una salida de muchos de los trabajadores para hacer teletrabajo, otros tuvieron que mantenerse en las instalaciones corporativas, por las características de sus puestos, lo que generó la necesidad de establecer estrategias para evitar contagios.

INversión INmobiliaria (IN) conversó con Pablo Rojas (PR), LATAM Real Estate Director de la compañía Concentrix, quien explicó sobre los principales cambios que han experimentado los encargados de facilidades en las corporaciones, las nuevas tecnologías que están marcando tendencia para evitar al máximo el contacto con superficies y para mantener el aire de las instalaciones en las condiciones óptimas.

Foto: Pablo Rojas, LATAM Real Estate Director de Concentrix: “La nueva normalidad genera un cambio en la forma en que las oficinas tradicionales operan, pasando por la densidad de estaciones de trabajo por metro cuadrado hasta la cantidad de saneamientos o limpiezas profundas a realizar”.

(IN): ¿Cuál es el desafío que enfrentan los facility management durante el cambio impuesto por la pandemia y el nuevo normal que se plantea para las oficinas?

(PR): En los últimos seis meses, el facility management se ha visto desafiado por el proceso global del nuevo estado normal en oficinas, causado por la pandemia, los lineamientos de gobierno y su prevención general institucional.

Basado en la experiencia y en el patrón de actividades existen seis pasos mínimos que debemos de tomar en cuenta para un funcionamiento correcto, con respecto al cambio acelerado.

Uno de ellos es la planeación. En este punto analizamos la realidad y situación país, verificamos cuáles son las solicitudes de prevención bioinfecciosa y funcionamiento del gobierno, para así tener una idea clara del costo beneficio a futuro contra lo que el negocio necesita.

Luego vamos con el alcance, pues debemos tener claro cuántas personas y a quiénes específicamente se estaría afectando o beneficiando dentro de los espacios de trabajo. Es necesario realizar la priorización de puestos de trabajo, según limitantes de capacidad impuestas por el gobierno o el distanciamiento social.

Otro factor esencial es la inversión, dado que todos los nuevos lineamientos de bioseguridad como cámaras termográficas, salinizaciones profundas de las oficinas, accesorios sin contacto tienen un costo, que en la mayoría de los casos va de la mano con respecto a la cantidad de personas, solicitudes del gobierno o acciones preventivas extras, como un estándar de la misma empresa.

(IN): ¿Qué otros factores deben tomarse en cuenta para determinar la inversión que se debe realizar en las oficinas?

(PR): La reacción que tomemos será determinante, y debemos tener un control de cambios específico por cada nuevo lineamiento aplicado y monitorear qué tan funcional resulta, con relación al costo y protección de los usuarios en las oficinas.

En la mayoría de los lineamientos la velocidad de aplicación, efectividad y conformidad de los usuarios en la oficina debe de ser la prioridad, para garantizar que los resultados sean ganar-ganar para todos.

Y definitivamente, la mejora continua tiene que estar presente, porque cada nuevo día de pandemia, los procesos, artículos de prevención de bioseguridad y tecnología se actualizan y más personas innovan en nuevas tendencias para tratar de mitigar el contacto entre personas dentro de la oficina, por ende, hay que estar atento al mercado y las nuevas tendencias.

(IN): ¿Qué aplicaciones o mecanismos de seguridad se están incorporando en los edificios corporativos?

(PR): En este momento, entre las mejores prácticas de prevención bioinfecciosa para oficinas se encuentran los controles de ingreso automatizado con software de reconocimiento facial y la medición de temperatura.

Estos nos dan resultados en tiempo real e incluso se pueden integrar al sistema de control de acceso de los edificios.

También se ha impulsado el uso de controles automáticos con inyectores y extractores de aire para generar un intercambio de aire fresco y reducir el reciclaje de aire dentro del espacio de trabajo.

Como un factor extra en este proceso de transición de aire, existen controles de bajo costo y alto funcionamiento como los intercambiadores de iones en partículas, los cuales garantizan una mayor calidad del aire.

Otra practica que se ha hecho muy común es el cambio de artículos de funcionamiento por contacto, como los grifos, mingitorios, sanitarios, puertas, dispensadores de agua y alcohol en gel, todos ellos, por artículos de funcionamiento automático con sensores de presencia, lo que reduce la posibilidad de contagio por contacto.

(IN): ¿Cómo cambiarán los espacios colaborativos?

(PR): Está claro que la nueva normalidad genera un cambio en la forma en que las oficinas tradicionales operan. Desde el punto de vista de densidad de estaciones de trabajo por metro cuadrado hasta la cantidad de saneamientos o limpiezas profundas a realizar durante el día.

Varias empresas grandes de facilities han realizado estudios interesantes sobre cómo deberían de ser y cómo distribuir, según el distanciamiento social, las áreas comunes, productivas, colaborativas y privadas. Todas éstas varían un poco sobre el metraje óptimo, pero van desde los 1,5 metros hasta los 2 metros de distancia entre cada persona.

La realidad es que este distanciamiento si debe existir, el cuánto dependerá de las necesidades, compromiso, actividad de negocio o centro de trabajo donde la finalidad, lo importante es que el usuario se sienta cómodo y seguro en la oficina.

(IN): ¿Qué protocolos deberán establecerse a futuro?

(PR): Actualmente y a futuro las recomendaciones sobre los protocolos de prevención bioinfecciosa para las oficinas serán realizar un control de toma de temperatura mínimo en el ingreso del edificio, y sería ideal que se hagan muestreos de temperatura a las personas 2 o 3 veces durante su turno de trabajo y a la salida.

Las nuevas tendencias estarán dirigidas a generar una cultura de prevención y comunicación por medio de correos, charlas, señalización con temas sobre el lavado de manos, uso de la mascarilla, distanciamiento social, entre otros; además de incrementar la limpieza diaria de áreas o superficies de contacto o alto tránsito.

Habrá que automatizar o buscar cambios en los procesos diarios, por ejemplo, en apertura de puertas, sensores en sanitarios, dispensadores en general y tener puntos de sanitización multiuso personal en zonas donde más transite la gente.

Algo que ya se debería establecer es la creación de un proceso de notificaciones y acciones, en caso de un potencial o confirmado caso de COVID-19 dentro de las oficinas.

Ahora bien, las acciones que ya se están haciendo y deberán mantenerse es la demarcación en las áreas de alto tránsito como cafeterías, elevadores y entradas peatonales dentro del edificio para evitar aglomeraciones, garantizar el uso obligatorio de mascarilla y tener un plan de mantenimiento y funcionamiento, según la normativa en oficinas, tanto para el sistema de aire acondicionado, inyección y extracción.

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