Por Melisa Ladera
Consultant Workplace & Change Management

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Debido al contexto actual, muchas compañías están cambiando al trabajo remoto. Si bien es una práctica ya usada en algunas organizaciones, para muchos va a ser un cambio obligatorio y con una implementación sumamente rápida.

Este cambio no es menor, cada equipo tiene sus características y costumbres y el hecho de que no estén juntos físicamente en un mismo lugar puede ser todo un desafío para los líderes y managers. Para lograr nuestros objetivos y mantener el bienestar de los equipos es importante que los gerentes cuenten con las herramientas adecuadas para transitar este cambio.

Para los líderes que se enfrentan de un momento para otro a trabajar y liderar un equipo remoto, es vital establecer los siguientes puntos:

• ¿Cuáles son las horas normales de trabajo?
• ¿Cuáles son los canales de comunicación que usaremos? (Skype, WhatsApp, redes sociales, etc.)
• ¿Cómo notificaremos nuestra disponibilidad?
• ¿Cómo nos mantendremos actualizados?

Para poder responder a estas preguntas guía, dejamos algunos tips:

1. Comunicación: es la clave cuando se trata con equipos remotos. La forma de lograrla es definiendo momentos específicos para reunirse, tanto grupales como 1-1. También es importante mantener una revisión semanal y mensual. En momentos con muchas fechas de entrega y varios procesos activos, un registro al final del día para mantener a todos informados sobre lo que se logró ese día puede ser de gran ayuda.

Estamos en la era de la comunicación y los canales abundan: Skype, redes sociales, WhatsApp. Define con tu equipo cuáles serán los canales de información y cuál debe ser usado dependiendo de las necesidades. Por ejemplo: solo usar WhatsApp en emergencias.

2. Utiliza las videoconferencias: es una herramienta fundamental para fortalecer la comunicación entre líderes y compañeros durante estos tiempos. Motiva a que tu equipo use la cámara, esto mantiene la participación y permite usar y observar la comunicación no verbal.

3. Mantén las relaciones interpersonales: si bien no están en un espacio físico juntos, siguen siendo un equipo, y para ello no se debe dejar de lado las relaciones a un nivel más personal. Esto se puede lograr utilizando los primeros minutos de las reuniones para ponerse al día y comentar sobre temas no relacionados al trabajo. Crear un canal o chat más informal, así como crear un espacio para reconocer a los trabajadores por sus esfuerzos y logros.

4. Confía: si bien tu equipo no está a la vista, no quiere decir que no está trabajando. Si tu equipo se ha encargado de proyectos, procesos y clientes, lo van a seguir haciendo siempre que se establezcan patrones claros, objetivos y vías de comunicación. Incluso, muchos estudios han encontrado que la adopción de opciones de trabajo flexibles ha mejorado el desempeño y que, al ser un reto a nivel de comunicación, ha mejorado la comunicación del equipo y el bienestar de los trabajadores gracias a la reducción de los tiempos de viaje estresantes y un sentido de confianza entre gerentes y trabajadores.

5. Establece orden de prioridades: como líder del equipo, es importante que establezcas cuáles son las tareas más importantes y cuáles requieren menos atención, por el momento. Al comenzar el día marca al menos tres tareas importantes a las cuales deben dedicarle la mayor parte del día y una vez que las completen pasen a las siguientes. Esto evitará el no saber qué está haciendo tu equipo y como consecuencia, que los sobrecargues.

6. Motiva: no dejes que tu equipo pierda de vista la meta. Para esto es importante poder recordar por qué se está haciendo lo que se hace y cuál es el rol de cada uno en ese engranaje para lograr los objetivos. Establece recompensas, espacio para celebrar los logros y reconocimiento. Esto es clave para motivar a tu equipo.

7. Retroalimentación continua: las reuniones con todo el equipo son de gran importancia, pero no perder el foco individual es vital. Muchas personas trabajando en sus casas pueden pensar erróneamente que no están siendo consideradas. Tener reuniones 1:1, buscar espacio para dar retroalimentación y buscar comunicarse con los empleados de forma individual son herramientas para motivar.

8. Foco en la adaptación: no todas las personas son iguales y algunas adoptarán el cambio a trabajar desde casa de manera más fácil y rápida que otras. No pierdas de vista si a algún empleado le está costando un poco más la adaptación y si precisan mayor apoyo tecnológico, de comunicación y definición de tareas.

9. Establece horarios: al trabajar desde casa, la organización de horarios es fundamental. En muchos casos los trabajadores terminan realizando actividades de forma continua sin detenerse. Entender que hay horarios de comienzo y cierre es necesario para el bienestar de todos. Pídele a tu equipo que actualice en sus agendas los momentos de tareas, almuerzo, break y cierre para poder respetar los tiempos de todos.

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