Por Jose Luis Sanchez-Concha Ibarra
Director Regional de Estrategia de Diseño
Gensler Latinoamérica

A medida que las empresas se enfrentan a esta crisis de salud global, están cambiando los modelos de análisis de riesgos para proteger su activo más importante: su gente. Si bien aún se desconoce mucho sobre el nuevo coronavirus, que causa la enfermedad conocida como COVID-19, los funcionarios públicos aconsejan que la mejor línea de defensa es implementar precauciones de salud y seguridad para prevenir la propagación de esta, enfatizando particularmente el aislamiento social. Esto implica que muchas empresas se verán en la necesidad de implementar protocolos de trabajo remoto para sus colaboradores.

En un mundo cada vez más conectado y móvil, los empleadores también deben desarrollar un plan de respuesta a emergencias claro y coordinado que proteja a sus colaboradores mientras mantienen niveles efectivos de productividad. Para conseguir mantener la continuidad del negocio, conexión y capacidad productiva, es necesario establecer nuevas prácticas de trabajo para dar soporte a distintas necesidades que resultan de gestionar los negocios en un entorno de trabajo remoto. Dirigir un equipo de trabajo remoto no es lo mismo que trabajar desde casa o en la carretera con éxito durante un día. Es una premisa diferente y requiere diferentes técnicas de liderazgo y gestión para mantener el compromiso y la participación.

Los siguientes puntos son algunos consejos para liderar equipos remotos, especialmente importantes cuando los equipos son nuevos en estos procesos. Algunas son reglas prácticas y otras, simples recomendaciones para ser más efectivo en este nuevo entorno. Cualquier protocolo requiere de una revisión y actualización frecuente, dejando espacio para realizar los ajustes que sean necesarios y que surjan de la experiencia de los cada uno de los colaboradores, siempre en coordinación con el liderazgo de su organización, así como sus representantes de recursos humanos y de tecnología.

Continuidad del negocio

Es importante impulsar en el uso de nuevas herramientas y tecnología para mantener a los equipos conectados y alineados, facilitando su comunicación y colaboración. Todos los miembros del equipo (incluso los de mayor jerarquía o más experiencia) deben participar en las actividades que soporten este objetivo.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title=""]A través de las plataformas tecnológicas se puede crear un sentido de comunidad y permitir una comunicación fácil y rápida. No debemos subestimar el valor de que un miembro del equipo escuche o vea una conversación entre otros integrantes del grupo; El mismo valor que se deriva de escuchar conversaciones entre los miembros del equipo en la oficina puede resultar de “escucharlas” en un chat virtual.[/quote]

Los empleadores deben considerar todo lo que necesitará su equipo para hacer su trabajo correctamente, tomándose el tiempo para revisar los procesos con una frecuencia diaria, semanal y mensual. Se deben identificar qué herramientas o recursos necesitará el equipo para optimizar su trabajo. El establecimiento de los horarios que los colaboradores deben cumplir debe tomar en consideración los casos especiales y las particularidades de estos.

El uso del video en todas las reuniones de equipo (sin excepciones, aunque sea una reunión de dos personas) debe establecerse como una regla, incentivando a los equipos a practicar una correcta “higiene” en sus videollamadas: poner el micrófono en silencio si no se habla, utilizar audífonos, situarse en un área bien iluminada y sin ruido de fondo (en la medida de lo posible) y mantener un código de vestimenta similar al de su trabajo del día a día.

Ante todo, la comunicación con clientes y proveedores de las estrategias de continuidad es clave para transmitirles tranquilidad y confianza de que sus proyectos no se verán afectados.

Cultura

Cada equipo tiene su propio ritmo de trabajo y energía, por lo cual resulta fundamental apoyarse en lo que funciona mejor para el talento de la empresa y crear coherencia entre la cultura y el estilo de sus reuniones, sean estas internas o con sus clientes.

Estrategias clave para crear una cultura de trabajo remoto:

• A medida que pase el tiempo, la complejidad crece y la confusión puede aparecer. Programe la comunicación para evitar una sensación de control. Así la retroalimentación será bienvenida y la solución de incidentes será parte del ritmo normal de reuniones.
• Anime a los líderes para que participen activamente en algunas de estas reuniones. Los equipos buscan tiempo con ellos para obtener retroalimentación. Si facilita el tiempo con estas personas, las reuniones serán más valiosas y el compromiso será más fuerte.
• Sea intencional con la duración de las reuniones: una reunión efectiva de 15 minutos puede ser incluso más beneficiosa que una típica reunión de 30 minutos.
• Indique claramente cuáles son las metas/objetivos deseados para la reunión con anticipación.
• Haga coincidir el número de asistentes con el verdadero propósito de la reunión.
• Pida a los asistentes que vengan preparados con el contenido adecuado para facilitar la discusión. Pida a otros que tomen notas sobre el tema mientras otros presentan.
• Mantenga los tiempos. La consistencia crea responsabilidad e impulsa el compromiso. En un entorno de trabajo virtual, un calendario de reuniones regular puede crear una sensación de estabilidad para el día, lo que permite un mayor enfoque de las personas.
• Asegúrese de que todos los miembros del equipo entiendan las herramientas y la tecnología y las usen activamente. No permita soluciones alternativas o improvisadas.

Adicionalmente, la retención de talento sin duda es un reto cuando no hay posibilidad de conectarse físicamente con las personas. Es fundamental buscar espacios para conectar con las personas de forma individual para escucharlos, entender sus necesidades y apoyarlos.

Comunicación

Dar prioridad a la comunicación es fundamental para asegurar que todos están “remando” en la misma dirección. Especialmente a nivel de liderazgo, es importante mantener una comunicación fluida y consistente.

Una buena práctica es mantener reuniones diarias de 15 minutos (tipo stand-up), las cuales son propias de equipos de trabajo “ágiles” y básicamente se tratan de una reunión rápida entre los miembros del equipo donde cada uno responde a tres preguntas: 1. ¿Qué hice ayer?; 2. ¿Qué planeo hacer hoy?; y 3. ¿Tengo algún impedimento/reto?

Estrategias clave para tener una comunicación fluida y constante:

• Establezca un momento cada mañana para realizar una reunión de alineamiento diaria.
• Reconfirme las prioridades para el día y la semana.
• Cada participante puede compartir las tareas que planea realizar y plantea los retos y preocupaciones alrededor de las tareas asignadas.
• Confirme que cada miembro del equipo tiene éxito trabajando de manera remota.
• Las reuniones de alineamiento diario deben ser obligatorias, si alguien no puede asistir asegúrese de que puedan recibir una actualización de la situación.
• Explore las herramientas informáticas que pueden ayudarle a facilitar el seguimiento de los acuerdos de estas reuniones.

El trabajo desde casa – debido al aislamiento social – tiene sus propios retos para los colaboradores, no todas las personas contarán con un lugar apropiado para trabajar, que incluye una buena conexión a internet, privacidad o mobiliario ergonómico. El planeamiento debe incluir alternativas para responder a estos retos y dar soporte en esta transición creando una bitácora de registro de incidencias para buscar la mejor solución. El apoyo en los departamentos de recursos humanos y tecnología es clave para buscar las mejores soluciones y crear planes de contingencia propios.

Las nuevas dinámicas de trabajo remoto nos ofrecen una oportunidad para experimentar y aprender, la comunicación y la claridad son claves para responder a la disrupción del COVID-19.

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