Por Redacción Inversión Inmobiliaria
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Buscar un nuevo espacio de trabajo es una tarea seria y con un mercado que roza casi la sobre oferta, lo recomendable es que usted cuente con los datos que le ayuden a seleccionar el complejo de oficinas que mejor se adapte a sus necesidades.

A continuación, los conceptos que debe conocer a la hora de elegir una nueva oficina:

Disponibilidad de espacios: el estándar en el mercado de oficentros indica que cuando el nivel o tasa de disponibilidad sobrepasa el 10% del inventario disponible en la industria se entra en sobre oferta. Si está entre 0% y 5% hay faltante de inventario y si se encuentra entre 5% y 10% el mercado se encuentra en equilibrio.

En la Gran Área Metropolitana (GAM), las firmas de bienes raíces hablan de un 15.4% de tasa de disponibilidad. lo que indica que existe una sobre oferta considerable. Esto lo puede aprovechar su empresa al obtener mejores precios y condiciones en los complejos existentes y en pre colocación.

Clase del inmueble: en el mercado inmobiliario, se clasifican los oficentros según estándares internacionales de la siguiente manera:

A+: es la categoría más alta de la industria. Son edificios con prestigio, calidad, arquitectura exclusiva y una ubicación inmejorable. Hay excelencia en su mantenimiento diario y todas las amenidades que incluye la clase A. Son los más caros del mercado. Según Newmark Central America, el precio promedio de arrendamiento mensual del metro cuadrado ronda los $21,86 y su mantenimiento $4,12.

A: se trata de edificios recién construidos con excelente ubicación y acceso. Son demandados por clientes de prestigio en el mercado con parqueo bajo techo, mínimo de un parqueo por cada 25 metros cuadrados, uso de materiales de alta calidad, acceso controlado, aire acondicionado, sala de reunión lujosa y amplio lobby de entrada, según describen los expertos de Newmark Central America. Su precio de renta mensual es de $19,86 en promedio y se cobra por mantenimiento cerca de $2,66.

B: de acuerdo con Newmark Central America, se trata de edificios con altura de piso a cielo de mínimo 2,40 metros, flexibilidad en el diseño interior (espacios abiertos), seguridad 24/7 y acceso controlado. Se utilizan materiales de primera calidad. Su precio de renta mensual es de $15,52 en promedio y se cobra por mantenimiento cerca de $1,41.

C: por lo general, se trata de espacios con calidad inferior. Usualmente, han sido utilizados para uso administrativo desde hace 20 ó 25 años y no han sido renovados, modernizados y están funcionalmente obsoletos. Además, no fueron construidos con materiales ecológicos. Su precio de renta mensual es de $10,72 en promedio y se cobra por mantenimiento cerca de $0,19.

Cuota de mantenimiento: pregunte sobre cómo se le cobrará la cuota mensual de mantenimiento del edificio. Algunas compañías incluyen ese rubro dentro del precio de alquiler total, mientras que otros lo cobran aparte. El mantenimiento incluye por lo general la limpieza del lugar, seguridad externa, recepción, pintura, mantenimiento de equipos, elevadores, entre otros. Los servicios, así como los precios, variarán de complejo a complejo.

Plazo mínimo de arrendamiento: algunos contratos de arrendamiento establecen plazos mínimos para poder entrar y ocupar un espacio de oficinas. Los plazos pueden ir por lo general de 1 a 3 años.

Espacios de parqueo: el mejor estándar de parqueo es un espacio por cada 25 metros cuadrados arrendados. Pregunte por las políticas de otorgamiento de parqueo en el oficentro seleccionado.

Tecnología amigable con el ambiente

La empresa también desarrolla otras iniciativas para reducir su impacto sobre el medio ambiente, dentro de las cuales destaca la inclusión de tecnologías limpias.
Por ejemplo, en la zona deportiva de AFZ y azoteas de edificios han instalado más de 5.100 metros cuadros de paneles solares y se colocaron 62 postes de iluminación con energía solar en los parqueos.

Se incorporaron sistemas amigables con el ambiente en los servicios sanitarios, que permiten ahorrar 300.000 litros de agua al año. Por otro lado, el sistema de riego de zonas verdes se alimenta de aguas reutilizadas de su planta de tratamiento.
El inmueble cuenta con aires acondicionados inteligentes y todos los edificios e iluminación pública poseen tecnología LED, lo que reduce el consumo convencional de energía a la mitad.

¿Cómo reubicar su oficina?

La decisión puede estar motivada por razones financieras, estéticas, de conveniencia o capacidad.

Reubicar espacios de oficina puede ser un proceso complicado, caro y absorbente en cuestión de tiempo. Por lo general, es algo que la gerencia de la compañía necesita hacerlo una vez cada tres o más años.

Aunque usted ya haya pasado por el proceso anteriormente, se enfrentará a una dinámica de mercado diferente cada vez que busque un nuevo espacio.

La decisión de moverse a una nueva oficina puede estar motivada por razones financieras, estéticas, de conveniencia o capacidad. El acceso a buena información y el uso de un agente de bienes raíces pueden ayudarlo a tomar la decisión correcta sobre si renovar un arrendamiento o buscar otro lugar.

Si decide hacer lo segundo, uno de los principales asuntos que tendrá que atender es cuánto espacio de oficina necesita la compañía. Cuando se trata de una empresa grande, lo mejor será contratar a un arquitecto; empero, las pequeñas y medianas empresas lograrán hacerlo con una guía de análisis de sus necesidades y objetivos operacionales.

Calcular cuánto espacio de oficina necesita su negocio no es una ciencia exacta, pero no es tan simple como usar únicamente de referencia el tamaño de su actual zona laboral. Esto debido a que su oficina puede ocupar más de un piso o tener formas que quizá no sean las más adecuadas. Estos aspectos afectan la eficiencia del espacio y la densidad con la cual puede ser utilizado.

A pesar de ello, algunos suelen aplicar simplemente la fórmula básica de metros cuadrados por empleado. Este promedio ha caído a nivel global de 20,9 m2 en 2010 a 13,9 m2 en la actualidad, de acuerdo con una encuesta hecha por la firma CoreNet Global. Pero aquí, la matemática no siempre es la mejor elección, pues muchos factores pueden intervenir. Por ejemplo, ¿Sus empleados reciben a clientes frecuentemente? ¿Necesita de estaciones de trabajo más privadas o prefiere un espacio abierto? ¿Con cuánta frecuencia sus empleados conviven entre sí?

Le presentamos una pequeña guía para que usted encuentre su propia respuesta:

Paso 1. Conozca su espacio actual. Consulte el tamaño de sus oficinas en su contrato de arrendamiento. Si no confía en esto, utilice una cinta métrica para determinar el tamaño. Para ello, tendrá que dividir los segmentos en rectángulos que se puedan medir a lo largo y ancho. Multiplique el ancho por el largo de cada rectángulo para obtener la cantidad de metros cuadrados, y luego sume el total de cada división.

Paso 2. Analice sus actuales condiciones y futuras necesidades. ¿En qué puede ser mejorada su actual oficina? Tal vez, el cuarto de descanso siempre está lleno de gente. ¿Qué no es necesario ahora? Es posible que usted acaba de empezar a utilizar la nube para almacenar sus datos y ya no necesita un cuarto para los servidores o un equipo de TI. ¿Cuánto de su espacio puede ser reutilizado? Muchos escritorios se mueven fácilmente de lugar, pero esas alfombras o paredes de yeso no.

Ahora bien, no olvide que si opta por un nuevo lugar se estará comprometiendo por al menos tres años. Por lo tanto, añada entre 10% y 15% en cantidad de metros cuadrados para crecimiento futuro. Recuerde que el costo de terminar un contrato antes de lo estipulado y moverse de oficina en un período corto será mucho más caro que prever este espacio adicional.

Paso 3. Calcule un tamaño de espacio aproximado. Aplique las siguientes directrices para cada miembro de su equipo según el puesto y añada otros requerimientos de su oficina.

Requerimientos de espacio promedio

• Empleados que requieren oficinas
• Presidente (37,2 m2)
• Vicepresidentes (18,6 m2)
• Gerentes (13,9 m2)

Empleados que requieren cubículos

• Secretarios (11,6 m2)
• Representantes de servicio al cliente (11,6 m2)
• Contadores (13,9 m2)
• Programadores (11,6 m2)
• Ingenieros (16,3 m2)

Empleados en área abierta

• Recolectores de datos (11,6 m2)
• Oficinistas (11,6 m2)
• Empleados temporales (9,3 m2)

Otros requisitos de oficinas

• Área de recepción (9,3 m2 + 0,9 m2 por persona en espera)
• Salón (4,6 m2 + 2,3 m2 por persona sentada)
• Sala de trabajo (11,6 m2)
• Cuarto de archivos (18,6 m2)
• Biblioteca o bodega (18,6 m2)
• Sala de almuerzo o descanso (7,0 m2 + 2,3 m2 por persona sentada)
• Otras áreas de especialidad (el tamaño varía según el uso)

Paso 4. Compare sus resultados. Añada la tasa de crecimiento de personal a su nuevo cálculo y compárelo con el tamaño de su base de referencia para determinar si la diferencia está más o menos relacionada con las conclusiones que obtuvo en el paso 2.

Ahora usted ya cuenta con datos cruciales para la búsqueda de nuevoespacio. No obstante, recuerde que cada espacio puede ser diferente, dependiendo de la disposición, paredes internas, colocación de las áreas comunes, etc. Lleve  su nuevo requisito de tamaño, salga al mercado, empiece a buscar los espacios físicos existentes en su rango y asegúrese que su cálculo concuerde con la realidad.