Por Redacción INversión INmobiliaria
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Como resultado de la pandemia del Covid-19, el lugar de trabajo como se conocía cambió para siempre. Debido a la situación sanitaria las oficinas incorporarán nuevas prácticas, protocolos y tecnologías para garantizar la seguridad de sus colaboradores y continuar sus operaciones.

Cuando las autoridades sanitarias del país anunciaron el confinamiento para desacelerar la propagación del coronavirus y el teletrabajo se extendió rápidamente, surgieron preguntas como qué pasará con las oficinas, si el trabajo remoto será la norma, cómo cambiarán los espacios de trabajo e, incluso, si las oficinas dejarían de existir.

El punto clave es que las oficinas no van a desaparecer; empero, tampoco volverán a ser las mismas. La crisis de la COVID-19 dejará tres grandes tendencias en el lugar de trabajo.

“Antes de la pandemia, había muchas razones para estar en la oficina, como la oportunidad de socializar e interactuar con compañeros y amigos, el sentirnos unidos y que pertenecemos a una comunidad. En otros casos, ir a la oficina era simplemente un requisito, una prueba de que estábamos atendiendo a nuestras responsabilidades y tareas. A veces, esa demanda de tiempo presencial era la norma para empresas que no estaban dispuestas a permitir el trabajo en casa o remoto”, detalló Melisa Ladera, senior Consultant Workplace Strategy & Change Management de la firma JLL.

Entonces, ¿Desaparecerán las oficinas? Muchos trabajadores querían tener una vida laboral más flexible para equilibrarla con la vida personal y sus responsabilidades. Ahora las reglas han cambiado dramáticamente, forzados a trabajar desde casa repentinamente y durante un tiempo prolongado. Muchos ex trabajadores de oficina se están dando cuenta de que realmente hay cosas que extrañan de las mismas”, detalló Melisa Ladera, senior Consultant Workplace Strategy & Change Management de la firma JLL.

1. Retorno paulatino en una nueva normalidad

El retorno a las oficinas ha sido paulatino en la gran mayoría de compañías del país, las empresas han reaccionado de diferentes maneras ante este gran reto.

Mientras que unas organizaciones prefirieron trabajar de manera remota hasta nuevo aviso, otras determinaron fechas para el retorno por equipos, y algunas se rotan las jornadas presenciales con aforos menores a los que tenían a inicios de este año.

“En los últimos meses han surgido varios artículos e investigaciones sobre qué debe tener el espacio de trabajo ideal en una era post pandémica, pero a manera de resumen, veremos menos colaboradores por metro cuadrado, lo cual repercutirá directamente en áreas más grandes en el espacio de trabajo ideal para los que no creen en el trabajo remoto o implementar una modalidad hibrida. Los equipos y los planes de circulación deberán ser más cuidadosos al tacto entre colaboradores, incluir ventilación natural y/o estricto control de filtros y demás”, explicó Alfredo Atmetlla, Director de Mercadeo y Ventas de Portafolio Inmobiliario.

Atmetlla además ratificó que el modelo de trabajo híbrido está ganando mucha fuerza, en el cual el personal trabaja una semana de forma remota y una presencial, o bien con la distribución de días que mejor les funciona, siempre haciendo una combinación entre estas dos modalidades.

Algunas empresas multinacionales inquilinas de oficinas en el país. Por ejemplo, en P&G, vislumbran espacios seguros, con altos estándares de higiene y seguridad, que permitan a su vez una operación híbrida, es decir, donde se puedan integrar el trabajo desde la casa con el trabajo desde la oficina.

“La salud y la seguridad de nuestros empleados es nuestra máxima prioridad. Nos tomamos esta responsabilidad muy en serio y seguimos la guía de las autoridades sanitarias locales y globales para mantener a nuestros colaboradores informados y nuestros lugares de trabajo seguros.  De ahí que el regreso ha sido gradual, paulatino y voluntario, en cumplimiento de todos los lineamientos del Ministerio de Salud y sin exceder un 15% de ocupación en una primera fase.  El plan es llegar a un 35% de ocupación en los próximos meses hasta que la emergencia sanitaria finalice y volvamos a tener la ocupación normal”, explicó Fernando Calderón, Director de Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales de P&G.

La oficina es una herramienta importante que permite mejorar la productividad y vivir la cultura corporativa.  La oficina también ayuda a delimitar dónde empieza y termina el trabajo, mejor ergonomía, servicios de conveniencia, más productividad con mejor conectividad.

“En muchos sentidos, la oficina es donde se da el valor de las interacciones cara a cara cuando creamos una nueva idea en una pizarra blanca, resolvemos un problema complejo o simplemente tenemos una conexión casual con colegas.  Trabajar en la oficina fortalece las relaciones, la cultura y la salud mental.  Esto es particularmente importante para los nuevos empleados y empleados en nuevos roles, donde las personas necesitan desarrollar relaciones y crecer”, explicó Fernando Calderón, Director de Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales de P&G.

Para la compañía Roche, con sede en Escazú Village, es de esperar una readecuación de las áreas por la subutilización de ciertos espacios.

“El retorno a las oficinas post pandemia es obviamente un gran reto. En Roche, la protección de la salud y el bienestar de nuestros colaboradores es prioritario. Por ello hemos realizado un gran esfuerzo humano y una inversión importante para adecuar las oficinas y reforzar los protocolos del Ministerio de Salud y los de la empresa”, indicó Catalina Bogantes, Gerente de Servicios y Facilidades de Roche.

En su criterio, idealmente, el espacio en el futuro deberá tener un mayor distanciamiento físico entre las estaciones de trabajo, así como una readecuación de las áreas comunes y espacios colaborativos tales como cafeterías y salas de reuniones.

También se debe contar con un protocolo más robusto de desinfección de las áreas en oficinas, una señalización que refuerce constante y consistentemente las medidas de salud y la reducción de la manipulación en áreas con posibles focos de contacto, indicó Bogantes.

2. El teletrabajo llegó para quedarse

La adopción del teletrabajo como beneficio es otra tendencia que ya venía fuerte antes de la pandemia. El experimento forzado del trabajo remoto como medida de distanciamiento social y prevención de contagios rompió paradigmas y probó que es una modalidad de trabajo viable que llegó para quedarse, con beneficios tanto para la empresa como para el colaborador si se dan las condiciones óptimas de tecnología, seguridad, ergonomía y balance de tiempo laboral y personal.

“Es de esperar que en el mundo post-covid se consolide y predomine un modelo híbrido de trabajo remoto y presencial para los empleados de oficina, pero con una diferenciación clara de cuáles tareas se realizarán de forma remota y cuáles de forma presencial en una oficina. No es de esperar que sea simplemente hacer lo mismo tanto en la casa como en la oficina. De nuevo, esta es una tendencia que ya venía, habilitada e impulsada por la tecnología, como parte de una transformación profunda del mundo del trabajo”, detalló Luis Garrido, socio de consultoría de la firma PwC.

La adopción masiva del trabajo remoto desde las casas de los empleados de oficina ha logrado dar continuidad a las actividades y negocios, en ocasiones a cambio de un gran esfuerzo e inversión de las empresas para desplegar la tecnología y ciberseguridad necesarias y adaptar sus procesos, pero también de las personas para aprender a balancear la ejecución de sus labores, desde alguna habitación de su hogar, con las demandas de atención y cuidado de parejas, hijos, mascotas y otros familiares que igual permanecen en la casa.

De acuerdo con un estudio realizado por esta compañía, un 97% de las empresas que operan en Costa Rica señalaron que han implementado el teletrabajo durante la pandemia y casi el 60% de ellas, lo hizo indefinidamente.

Las empresas han tomado consciencia de la vulnerabilidad de las personas y es de esperar que adapten sus formas de trabajo acelerando la transformación digital, para evitar la disrupción experimentada por el Covid-19, que les proporcionen flexibilidad y resiliencia en sus operaciones.

“Definitivamente el teletrabajo va a continuar después de la pandemia como ya existía antes de esta, en algunas industrias y empresas. El teletrabajo será parte de la estructura de costos de la mayor parte de las empresas dado que con la pandemia se dieron cuenta que cierto perfil de su fuerza laboral puede ser efectiva y eficiente trabajando desde la casa y que las herramientas tecnologías que hoy existen son confiables y efectivas. Ahora bien, las personas van a volver a las oficinas y volveremos a la normalidad, las necesidades de espacio podrán cambiar, pero el trabajo fuera de la casa volverá a ser la norma predominante en el corto plazo y, sin duda, apenas la pandemia se encuentre bajo control”, enfatizó Alejandro Antillón, Socio de EY Law. Líder del Sector Inmobiliario de EY Law para Centroamérica, Panamá y República Dominicana.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="Alejandro Antillón, Socio de EY Law, Líder del Sector Inmobiliario para Centroamérica, Panamá y República Dominicana"]Desde mi perspectiva, preveo que para el segundo trimestre del próximo año ya tendremos a la gran mayoría de las empresas de vuelta en las oficinas, manteniendo siempre un porcentaje entre el 10 y 30% en teletrabajo al menos dos días a la semana.[/quote]

En algunos casos, existen empresas que han tenido un resultado positivo del trabajo en casa y tomarán la decisión de hacerlo permanente; sin embargo, la parte de cultura organizacional, relaciones y contacto entre colaboradores es muy relevante. Las empresas se han dado cuenta que esto es primordial para la motivación y rendimiento de su personal.

En el caso de la firma P&G, confirmaron que continuarán implementando el teletrabajo una vez que se vuelva a las oficinas. “Desde antes de la pandemia ya contábamos con un robusto programa de teletrabajo, implementado como un beneficio laboral que cubre a todo el personal.  No se le impone a nadie y nace de un acuerdo voluntario entre el/la empleado(a) y su jefe(a)”, confirmó Fernando Calderón, Director de Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales de P&G.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="Fernando Calderón, Director de Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales, P&G"]En muchos sentidos, la oficina es donde se da el valor de las interacciones cara a cara cuando creamos una nueva idea en una pizarra blanca, resolvemos un problema complejo o simplemente tenemos una conexión casual con colegas.  Trabajar en la oficina fortalece las relaciones, la cultura y la salud mental.[/quote] 

Por otra parte, actualmente, más del 99% de los colaboradores de Roche se encuentran realizando teletrabajo y continuarán con esa modalidad por lo que resta de este año.

“A futuro, y para cumplir con la disposición de aforo del 50% del Ministerio de Salud para las oficinas, se planea tener un mayor porcentaje de colaboradores en la modalidad de teletrabajo, así como más días a la semana bajo esta modalidad (en relación con el porcentaje y número de días previo a la pandemia)”, indicó Catalina Bogantes, Gerente de Servicios y Facilidades de Roche.

El retorno a las oficinas va a ser gradual, el fenómeno del teletrabajo continuará teniendo un peso importante, en algunas empresas más que en otras, pero sin duda es un fenómeno que se ha convertido en parte de la nueva realidad.

“Ya estamos viendo una tendencia de regreso a las oficinas, no solo porque así lo desea un segmento de la fuerza laboral, sino porque las mismas empresas requieren un mejor control de la gestión y desempeño de sus colaboradores en algunas áreas. Desde mi perspectiva, yo preveo que para el segundo trimestre del próximo año ya tendremos a la gran mayoría de las empresas de vuelta en las oficinas, manteniendo siempre un porcentaje entre el 10 y 30% en teletrabajo al menos dos días a la semana”, comentó Alejandro Antillón, Socio de EY Law.

3. Modelos de trabajo híbridos ganan fuerza

Como consecuencia de las nuevas formas de trabajar y la evolución de las expectativas sobre lo que debe ser una oficina, cada vez más empresas están explorando modelos alternativos.

Con la desaparición de los puestos fijos en muchas oficinas, la creciente apuesta por un horario flexible y un mayor uso de la tecnología para conectar equipos, modelos como “Hub & Club” se están volviendo más viables y atractivos.

“El diseño se caracterizaría por buscar la interacción social, apoyar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos, mientras promueven la marca de una empresa y su identidad. Espacios como áreas para lluvia de ideas, áreas colaborativas tipo living rooms para reuniones con clientes, ágoras y espacios flexibles y reconfigurables, que incentiven las instancias de team bonding son algunos ejemplos de los tipos de espacios que las empresas incluirán en sus futuros ‘clubs’”, reveló Melisa Ladera, senior Consultant Workplace Strategy & Change Management de la firma JLL.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="Melisa Ladera, Senior Consultant Workplace Strategy & Change Management, JLL"]El diseño se caracterizaría por buscar la interacción social, apoyar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos, mientras promueven la marca de una empresa y su identidad. Espacios como áreas para lluvia de ideas, áreas colaborativas tipo living rooms para reuniones con clientes, ágoras y espacios flexibles y reconfigurables, que incentiven las instancias de team bonding son algunos ejemplos de los tipos de espacios que las empresas incluirán en sus futuros clubs.[/quote]

Los “hubs”, son espacios alternativos para que los empleados utilicen dentro de las opciones que les ofrece un nuevo modelo de trabajo en donde el foco está puesto en la elección. Los nodos ofrecen la oportunidad de salir de casa y volver a la oficina, sin ir necesariamente a las casas matrices. Pueden estar ubicados fuera de las zonas céntricas o comerciales o pueden ser espacios tipo coworking.

Estos “hubs” ofrecen variedad de espacios para trabajar en forma individual con el mismo confort y ergonomía que encontramos en las oficinas principales. Al mismo tiempo, son espacios que se ubican cerca de los hogares de los empleados y que evitan los tiempos de traslados.

“Es previsible que la oficina pase a ser un elemento enfocado en facilitar la colaboración y el aprendizaje entre personas, así como de procesos que se benefician de interacciones personales puntuales para innovación y co-creación de productos, servicios y soluciones, no solo entre empleados sino también con clientes y proveedores. También como un espacio para crear un sentido de comunidad y vivir la marca de la empresa, así como llenar la necesidad que los humanos tenemos como seres sociales de tener interacciones cara a cara. Pero cada vez menos será el lugar para concentrar gran cantidad de personas ejecutando labores transaccionales y rutinarias porque ya de por si estas labores estaban en camino de reducirse significativamente por los avances de la automatización inteligente y la transformación digital”; comunicó Luis Garrido, socio de consultoría de PwC.

[quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="Luis Garrido, Socio de consultoría, PwC"]Es previsible que la oficina pase a ser un elemento enfocado en facilitar la colaboración y el aprendizaje entre personas, así como de procesos que se benefician de interacciones personales puntuales para innovación y co-creación de productos, servicios y soluciones, no solo entre empleados sino también con clientes y proveedores.[/quote] 

Por otro lado, en muchos países, la red de espacios flexibles se encuentra en desarrollo, con lo cual la cercanía de los empleados a esta opción puede resultar un desafío en el corto plazo.
La clave en este sentido, y el primer paso, es ir a una cultura más flexible donde se considere la posibilidad de trabajar en otros espacios más allá de la oficina: cafeterías, librerías, bibliotecas, entre otros, lo que se conoce como “el tercer espacio”.

Con todos estos cambios, las organizaciones utilizarán sus espacios de oficina de manera más creativa para adaptarse a modelos híbridos de labores en sitio y de trabajo desde cualquier lugar.

“Para 2021, prevemos que los espacios de oficinas tendrán modificaciones que se ajusten a la nueva normalidad: deberán remodelarse para respetar las medidas de distanciamiento entre colaboradores. También, será indispensable la automatización de algunas acciones que antes nos resultaban normales, para evitar el contacto con ciertas superficies. Acá entran en juego los sistemas que permitan, por ejemplo, automatizar encender luces o abrir puertas. Los espacios de trabajo post pandemia deberán ser atractivos para los colaboradores, dado que el teletrabajar todos los días desde casa puede ser agobiante para algunas personas. En este sentido, es importante que las nuevas oficinas proporcionen amenidades atractivas para que el cambio de ambiente valga la pena. Hablamos de cafeterías, restaurantes, sitios abiertos cómodos para permanecer varias horas y obviamente conexión estable a internet”, detalló Jose Benavides, Gerente General de American Free Zone (AFZ).

Actualmente, en AFZ se construye un nuevo edificio de 21.557 metros cuadrados, que permitirán incrementar la fuerza laboral del país en más de 1.100 personas.

Este nuevo proyecto se edificará sobre una superficie de 2.745 m2, y contará con 4 pisos para oficinas y 3 pisos subterráneos para parqueos.

Guía segura para volver a las oficinas

En tiempos de COVID-19, la seguridad y salud laboral debe tener la máxima prioridad, por ello, la Organización Internacional del Trabajo (OIT), plantea estas 10 medidas para el retorno a las oficinas de manera segura:

Fuente: OIT

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