¿Cuándo es necesario implementar el downsize en su oficina?

Optimice los metros cuadrados de su oficina, logre la armonía y el equilibrio en su empresa, lo cual repercutirá positivamente en la fuerza laboral.

Por Claudia Durán

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Las oficinas que ofrecen un ambiente adecuado para incrementar la productividad laboral y coadyuvar en el éxito de la empresa no necesariamente tienen que poseer una gran cantidad de metros cuadrados.

Por el contrario, muchos especialistas consideran que el espacio de una oficina se puede optimizar de tal manera que en una cantidad adecuada de metros cuadrados se logre potenciar el recurso humano y cumplir con los desafíos diarios de la empresa.

De acuerdo con Carlos Roberto Robles, presidente de Newmark Grubb Central America, muchos espacios de oficinas tienen diseños no tan óptimos en temas de utilización de espacios, donde existen muchas áreas  “muertas”.

Según el experto, la tendencia de tener más metros cuadrados de lo necesario por persona, no es una buena opción en la actualidad. Es importante realizar un análisis de downsize (optimización de espacios) en las edificaciones diseñadas con cierto tiempo de antigüedad o valor esta posibilidad si el interés de la compañía es reducir gastos.

"Es trascendental que cada empresa analice bien el uso actual que tiene y el crecimiento esperado, así sabe que no está sobre utilizando más espacio del necesario sin comprometer crecimientos a futuro"destacó Carlos Robles, presidente de Newmark Grubb Central America.

Espacio y productividad


Para que en una oficina pueda existir un ambiente ideal se debe tomar en cuenta aspectos tales como la iluminación, el espacio entre los muebles, el ruido del exterior, y temperatura adecuada en la sala.

“El espacio, la luz y los colores son muy importantes a la hora de pensar en una oficina, ya que al ser un lugar donde los colaboradores pasan mucho de su tiempo, el no contar con ellos puede generar fatiga mental en las personas”, comentó Catalina Zúñiga, especialista en Salud Ocupacional.

Según Zúñiga, el carecer de  las condiciones adecuadas en una oficina puede llevar a su personal a estar expuesto a problemas de salud.  “Una mala posición, no tener los materiales a la distancia adecuada, o realizar movimientos repetitivos podría generar contracturas o alguna lesión muscular”, enfatizó.

Con el transcurso del tiempo, existen cambios en la cultura o procesos internos de las empresas, las cuales pueden llevarlas a utilizar las áreas de una manera diferente y así generar oportunidades para optimizar el espacio.

De acuerdo con Robles, ambientes mejor utilizados y distribuidos pueden impactar positivamente la productividad, siempre y cuando el downsize se planifique de manera óptima, sin afectar el entorno y la comodidad para los colaboradores.

En contraste, cuando el downsize se lleva a cabo por problemas económicos y recorte de gastos y además el cambio se realiza de forma drástica en cuanto a ubicación, diseños, privacidad y otros, puede provocar reacciones negativas como la fuga de talentos.

“Si se logra mejorar los costos operativos por alquiler, servicios, mantenimiento, y al mismo tiempo se impulsa las condiciones y la productividad de los empleados, el impacto económico puede ser muy bueno para la empresa”, argumentó Robles.

Debe existir un análisis detallado a la hora de realizar un downsize con el fin de medir el impacto que tendrá el mismo en el lugar y por ende en la productividad de la firma.

Según Zúñiga, el espacio es importante ya que el confort en el puesto de trabajo incide en una mejora en la productividad. “El espacio para moverse, estirar los pies y la luz natural contribuye en el desempeño, la actitud y el trabajo en general se realiza de una mejor manera” agregó.

Éxito a la medida


Reunir en una misma locación más de 1.550 empleados, tres diferentes centros de servicios y un adecuado y agradable espacio de trabajo es una realidad para la firma Procter & Gamble.

En Costa Rica, la empresa, cuenta con una operación estratégica de centro de servicios compartidos, con tres centros de expertise: Centro Financiero para las Américas, Transformación de Negocios de TI para las Américas, y el Centro de planeación de la Cadena de Suministros para América Latina.

De acuerdo con Fernando Calderón, gerente de Comunicaciones de P&G Costa Rica, el hecho de tener estos tres centros es algo único del país centroamericano, ya que en otras operaciones no existe un centro de servicios compartido con estas tres áreas.

"Todo esto nos da una ventaja competitiva muy amplia, al tener estos centros en un mismo lugar nos permite maximizar sinergias que crean valor, pues logramos crear un grupo transversal con diferentes cabezas y estandarizar la mejora continua"dijo Fernando Calderón, gerente de Comunicaciones de P&G Costa Rica.

Procter & Gamble contaba con tres operaciones en cinco edificios de cuatro pisos, con una ocupación del 80%, todos con una silla, estación de trabajo, y en el cual el 20% estaba desocupado. 

La empresa integró las operaciones en tres edificios, redujo en un 40% el espacio físico con ventajas en competitividad y costos, pero también cambió el ambiente tradicional de trabajo: no hay cubículos, los espacios son abiertos y ágiles.

Aplicaron el principio del espacio para la tarea, básicamente se enfatiza en lo que se va a hacer en ese momento; desde ese punto de vista el colaborador puede encontrar en un mismo sitio un espacio de concentración, áreas para moverse o relajarse entre otras.

Todos estos cambios generaron un aumento en la colaboración entre departamentos, lo cual mejoró el acercamiento y la cadena de comunicación en el personal, además lograron un cambio cultural ya que redujeron la huella ambiental, “ahora reciclamos todos los desechos que producimos y mejoramos el tema de uso de aguas,” comentó Calderón.

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Al prescindir de dos edificios e implementar sus tareas en tres inmuebles, la firma generó ahorros, los cuales se reinvirtieron en mejores espacios para los colaboradores, con gimnasios y áreas comunes.

Además, invirtieron en tecnología y al optimizar el espacio redujeron drásticamente el uso de papel.

“Aplicamos el teletrabajo y tenemos una política fuerte en esa línea, pero el proyecto no fue para eso, más bien, la gente quiere trabajar más en la oficina, porque es más ágil, más limpia y más agradable”, agregó el gerente de Comunicaciones de P&G.

En términos generales Procter & Gamble cambió el típico espacio de trabajo del cubículo con sillas. Se crearon áreas abiertas, espacios adecuados para reunirse o para tomar café, terrazas exteriores, áreas comunes que son además espacios potenciales para trabajar.

Según Calderón, el ambiente laboral es más agradable, más ameno y visualmente más atractivo, lo cual crea una respuesta positiva en el personal y por ende en toda la empresa.
  

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