Diseño Inteligente de Espacios de Trabajo

Por Luís Fernández de Ortega Bárcenas

Director de Diseño, VFO Arquitectos

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Los edificios de oficinas se han convertido en los grandes símbolos de las ciudades, como el rasgo más visible de la actividad económica, social, tecnológica y progreso financiero. Han dominado el paisaje de las grandes ciudades de todos los continentes y simbolizan en mucho a la sociedad actual.

Esto se debe en mucho a que los edificios de oficinas son el más tangible reflejo del cambio profundo en los patrones de empleo que han ocurrido en los últimos cien años. En la actualidad, por lo menos el 50% de la fuerza de trabajo, en los Estados Unidos, Norte de Europa y Japón es empleada en espacios de oficina, comparado con el 5% de la población a principios del Siglo XX.

En las organizaciones actuales, el costo de operación típico se distribuye más o menos así: 3 a 4% en sus instalaciones, 4% para operaciones, 1% en el mobiliario, el resto; entre 90 y 91% en salarios y otros costos asociados a sus empleados. Como se puede apreciar, cualquier inversión en la mejora de la productividad del espacio de trabajo puede tener un impacto dramático en este rubro final y por lo tanto en la productividad.

No es, entonces de extrañarse que las empresas cada vez más enfoquen sus esfuerzos en mejorar la experiencia de sus empleados. Las razones van desde la atracción y retención de talento, el incremento en su productividad y generar el cada vez más escaso vínculo de las personas con las empresas.

Este vínculo se establece con tres elementos clave: el diseño, la tecnología y el ambiente de trabajo. Recordemos que el 90% de costo operativo de las empresas se debe al capital humano y se ha encontrado que un incremento de tan solo el 5% en el compromiso de los empleados ha redituado un 3% en el desempeño global de las compañías. En la actualidad ha entrado en desuso el término oficina y ha aparecido uno que describe de mejor manera este concepto y es “lugar de trabajo”.

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El espacio físico que es el nos ocupa ahora, juega un papel fundamental en este concepto; compañías como CBRE, Airbnb, JLL, Cisco, Qualcomm, etc., han realizado esfuerzos denodados por hacer mejoras que vinculan de manera emocional a sus empleados con el lugar de trabajo. Por ejemplo, Airbnb ha establecido una analogía con el hogar en su centro de atención telefónica en Portland, Oregon en los Estados Unidos, esto ha conferido propósito, flexibilidad y significado a lugar de trabajo. El diseño interior del espacio incluye muros de ladrillo aparente, madera clara y espacios que evocan un hogar, incluyeron una cocina, biblioteca, la cueva del “nerd”, un espacio para meditación y práctica de yoga, lugares en donde puede escribirse en las paredes, un atrio de unos 120 m² con árboles y vegetación que vista desde el interior. Estas amenidades en los espacios de trabajo, rápidamente se han convertido en herramientas de reclutamiento y atracción de talento, reconociendo que añadir elementos del exterior como plantas y escenas bucólicas crean espacios de trabajo productivos.

En un estudio global dirigido por Steelcase con 12,480 participantes en 17 países, donde se examinó los comportamientos clave en el lugar de trabajo alrededor del tema el espacio de trabajo; se encontraron resultados muy interesantes acerca de que aquellos trabajadores que tienen mayor control sobre dónde y cómo trabajar, quienes son libres de concentrarse y físicamente moverse con mayor libertad durante la jornada de trabajo y quienes trabajan en grupos con el menor número de interrupciones, son los que se encontraron con un mayor nivel de compromiso. Se concluyó que cerca del 88% de los empleados que tienen mayor libertad de elegir su puesto de trabajo y nivel de privacidad, poseen un mayor compromiso con sus labores y la empresa a la que pertenecen.

Desde el punto de vista ambiental, la certificación de los espacios de trabajo a través de sistemas como LEED y, más recientemente WELL han enfatizado el bienestar en los lugares de trabajo por encima de otros factores. No solamente el espacio físico debe ser ambientalmente limpio, sino que debe promover el bienestar y la felicidad.

 

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Por otra parte, la irrupción de la economía GIG; es decir de los que trabajan por su cuenta y, por lo tanto, eligen libremente el lugar de trabajo, comienza a desplazar los lugares tradicionales y da forma a espacios de colaboración como el “co-working”. Esta forma de emplearse se ha convertido en la preferida por la generación actual de Millenials, les brinda esta libertad que los libera del compromiso y ataduras de la forma tradicional de emplearse. Para las empresas significa un costo menor de operación, pero ciertamente, les impide establecer vínculos de fidelidad entre esta comunidad.

La economía GIG ha ganado adeptos, en principio forzados por la crisis financiera del 2008 en los Estados Unidos, donde unos 20 millones de personas fueron forzadas a salir de sus empresas, muchos de ellos altamente calificados y entrenados, de pronto se vieron con la oportunidad de prestar sus servicios a cualquier empresa que los requiriese, incluyendo la competencia de sus antiguos empleadores. La generación millenial, compuesta por un grupo que antepone el significado y trascendencia de su trabajo a la remuneración económica, encontró en esta forma de empleo una forma natural de trabajo; les permite la movilidad y poder de selección de aquellos trabajos que les significan algún grado de trascendencia.

Nos encontramos en un punto donde los espacios de trabajo tradicionales comenzarán a transformarse y parecerse más a los espacios de co-working sin puestos fijos, donde el premio a los espacios con mejores condiciones y más atractivos se vuelvan la recompensa al desempeño de aquellos que así lo demuestren.

Desde la perspectiva del diseño de los edificios de oficinas, estos deben responder a las nuevas necesidades las empresas que se transforman para adoptar la nueva forma de trabajo; veremos a la tecnología tomar un papel cada vez más relevante en estas edificaciones. El avance del Internet de las Cosas (IOT por sus siglas en inglés “Internet Of Things), recopilará información a través de diversas fuentes como los teléfonos móviles, dispositivos adheridos o incluidos en nuestra ropa, objetos y “wearables”, se acumulará esta información y a través de la tecnología beacon y la inteligencia artificial podrá ajustar el comportamiento de los espacios de trabajo a la nueva necesidad entendida a partir de la información y análisis conocida como “People Analytics”, actualmente utilizada por las redes sociales y motores de búsqueda en internet.

Los edificios se volverán literalmente inteligentes, serán capaces de monitorear y corregir los sistemas de acondicionamiento de aire a nuestro gusto, el nivel de iluminación más propicio para la tarea que desempeñamos y el para el grupo de trabajo con el que interactuamos. Conforme a la información en tiempo real del tráfico, las condiciones climáticas y nuestros hábitos de llegada y salida nos llegará un aviso de a qué hora salir para llegar a una reunión; de hecho, aplicaciones como Waze o Google Maps, ya nos hacen estas recomendaciones. De una manera más integrada con otros factores relacionados a nuestros hábitos de trabajo, la precisión de los sistemas se irá incrementando.

Todavía hoy en día, aunque existen muchas aplicaciones que aprenden de nuestros hábitos, no se encuentran interrelacionadas y esto es, lo que en futuro próximo será lo que dé forma a los edificios a los espacios de trabajo.

Un elemento final que ayudará a los desarrolladores a ser más exitosos en el futuro y ofrecer elementos de diferenciadores sobre la competencia son las amenidades para sus inquilinos, además de las tradicionales como espacios de reunión, auditorios, tintorerías, etc., otros menos tradicionales se irán incorporando; comedores donde se ofrezca alimentación saludable preparada por un chef, guarderías para mascotas, vallet parking, servicios de concierge para viajes y traslados desde y hacia puntos estratégicos de la ciudad, limpieza y lavado de autos, llenado de combustible e, incluso, llevar y traer el auto al taller mecánico, serán dentro de poco estos diferenciadores que trasladarán al desarrollador suficientemente visionario al océano azul tan anhelado del que nos hablan W. Cham Kim y Renée Mauborgne.

Como conclusión y a forma de epílogo huelga decir que, el diseño arquitectónico, es fundamental y la importancia en la selección del arquitecto y el equipo de diseño, ya que estos deben entender estos conceptos y pensar “fuera de la caja”, hacer recomendaciones basadas en la experiencia acumulada y sobre todo, comprender muchos de estos conceptos que no son necesariamente arquitectónicos pero que sí que hacen la diferencia.

 

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